Bentuk Struktur Organisasi

Bentuk Struktur Organisasi

A.  Organisasi Kantor

Secara etimologi, istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu ‘organon’ atau dalam bahasa latin ‘organum’ yang berarti alat, bagian, anggota atau badan. Sementara itu, secara definisi organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu.

Beberapa ahli mengemukakan definisi organisasi sebagai berikut.

- James D.Mooney

Menurut James D.Mooney, dalam bukunya The Principles of Organization, organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

- Chester I. Barnard

Chester I. Barnard mengemukakan dalam bukunya The Functions of the Executive, bahwa organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh 2 orang/lebih.

- J. William Schulze

Sementara itu, menurut J. William Schulze, organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja, dan segala sesuatu yang bertalian dengannya yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

- Kamus Administrasi

Dari Kamus administrasi, organisasi adalah suatu usaha kerjasama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari beberapa pengertian diatas kita dapat menyimpulkan ciri-ciri Organisasi adalah sebagai berikut.

1) Terdiri atas sekelompok orang, yakni 2 orang/lebih

2) Terdapat kerjasama yang berlangsung didalamnya

3) Memiliki tujuan yang hendak dicapai bersama

Oleh karena itu untuk mencapai tujuan perusahaan harus memiliki organisasi yang disebut organisasi perkantoran

5 Fakta Organisasi Perkantoran

1) Setiap organisasi harus/pasti mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial

2) Interaksi dalam sistem sosial tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan

3) Sebagai suatu sistem terbuka

4) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu yang menjadi alasan dari tindakannya

5) Interaksi sosial yang terjadi dalam manajemen perkantoran juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama

Dari 5 Fakta tersebut Kita dapat menyimpulkan bahwa :

1) Organisasi perkantoran adalah suatu proses interaksi antara orang-orang didalam kantor untuk mencapai tujuan bersama

2) Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya

3) Organisasi perkantoran mencakup staf, alokasi tugas dan tanggung jawab

B. Prinsip-Prinsip Kantor

1) Prinsip perumusan tujuan

2) Prinsip pembagian kerja

3) Prinsip pendelegasian kekuasaan/wewenang

4) Prinsip Manajemen

5) Tingkat Pengawasan

6) Kesatuan perintah dan tanggung jawab

7) Koordinasi

C. Struktur Organisasi

Pengertian struktur organisasi menurut ahli 

1. Robbins (2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan pembagian dan pengelompokkan pekerjaan secara formal.

2. Ivancevich (2008) mendefinisikan struktur organisasi sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternative kerangka kerja jabatan proyek pekerjaan dan dapartemen.

3. Gibsan menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan diantara berbagai subunit dalam sebuah organisasi.

Struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut.

a) Badan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yang bersifat statis

b) Hubungan kegiatan yang merupakan struktur yang bersifat dinamis.

4. Muuins (1993) mendefinisikan struktur organisasi sebagai pekerjaan dan tanggung jawab, aturan kerja dan hubungan serta jalur komunikasi.

5. Wagner III Hollenbeck (1995) mendefinisikan struktur organisasi sebagai jaringan yang relative stabil dari hubungan antara personal dan tugas dalam membentuk sebuah organisasi.

Fungsi/Kegunaan struktur dalam sebuah organisasi antara lain sebagai berikut.

1. Menjelaskan kedudukan seseorang dalam struktur organisasi

2. Menguraikan pembagian kerja

3. Menunjukkan hubungan antara bagian/posisi dalam melaksanakan tanggung jawab

4. Memberikan gambaran tanggung jawab setiap anggota.

D. Bentuk-Bentuk Organisasi

1. Organisasi garis I Lini

Pada bentuk organisasi garis I lini, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan secara lurus dan vertical melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana.

Kelebihan dari bentuk organisasi garis I lini adalah

a. Kesatuan perintah lebih terjamin karena pemimpin berada dalam 1 tangan

b. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat 

c. Rasa kesetiakawanan antar pegawai tinggi Karena lebih saling kenal

Sementara itu, kekurangan dari organisasi ini adalah

a. Seluruh organisasi sangat bergantung pada 1 orang saja. Jika pemimpin tidak mampu memimpim kelangsungan organisasi tersebut dapat terancam jabatan bahkan hancur

b. Biasanya pemimpin cenderung otoriter

c. Pegawai lebih sulit untuk berkembang

2. Organisasi Garis dan Staf

Kelebihan dari organisasi garis dan staf adalah

a. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli

b. Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas

c. Lebih mudah untuk menerapkan konsep the right man of the right place

Sementara itu, kekurangan dari struktur organisasi garis dan staf adalah

a. Kesetiakawanan antar pegawai sulit dibina karena luasnya organisasi sehingga karyawan tidak saling mengenal

b. Koordinasi sulit dilakukan karena rumitnya susunan organisasi

3. Organisasi Fungsional

Kelebihan dari bentuk organisasi fungsional adalah :

a. Pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas

b. Spesialis pegawai lebih dapat dikembangkan

c. Spesialis pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal karena masing-masing fungsi dipegang oleh yang ahli dalam bidangnya.

Sementara itu, kekurangan dari struktur ini adalah :

a. Sulit untuk melakukan tour of duty karena para pegawai telah terspesialisasi

b. Para pegawai lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit untuk melakukan koordinasi

c. Tidak ada kesatuan perintah karena pegawai dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.