Arsip : Pengertian, Fungsi & Jenis-Jenis Arsip

Melakukan Penataan Surat dan Dokumen Organisasi

1. Pengertian arsip dan kearsipan

Arsip adalah catatan rekaman kegiatan/sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan

Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan/sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

2. Fungsi Arsip

1) Fungsi Primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan.

2) Fungsi Sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban.

3. Jenis-Jenis Arsip

1) Jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya

- Arsip tidak penting yaitu arsip hanya memiliki kegunaan informasi saja

- Arsip biasa yaitu arsip yang semula penting, namun akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu

- Arsip penting yaitu arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang

- Arsip rahasia yaitu arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi tertentu.

2) Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya

- Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

- Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan secara penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara.

- Arsip berbentuk lembaran

- Arsip tidak berbentuk lembaran

3) Jenis-jenis arsip menurut masalahnya

- Financial record, yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah keuangan

- Inventory record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris

- Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian

- Sales record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan

- Production record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah produksi

4) Jenis-jenis arsip berdasarkan pemiliknya

- Arsip lembaga pemerintah yang antara lain meliputi arsip nasional republic Indonesia

- Arsip instansi pemerintah/swasta yang antara lain meliputi arsip primer dan sekunder serta arsip sentral dan arsip unit